深谷市の戸籍を郵送で取り寄せるときの申請先と準備したいもの

深谷市に本籍があるものの、遠方に住んでいる、仕事などで市役所の窓口へ行けないといった理由から、戸籍の郵送請求を考えることがあります。

戸籍には、戸籍全部事項証明書、戸籍個人事項証明書、除籍、改製原戸籍など複数の種類があります。必要な種類や範囲を間違えると、提出先で受け付けてもらえず、取り直しになる可能性があります。

この記事では、深谷市へ戸籍を郵送請求するときの申請先、必要書類、手数料の送り方、返送までの注意点を整理します。

戸籍を郵送で請求できるのはどのような場面？

戸籍の郵送請求は、深谷市役所の窓口へ直接行くことが難しいときに利用できます。

• 深谷市外や県外に住んでいる
• 平日に市役所へ行く時間を取れない
• 相続や年金、パスポートなどの手続きで戸籍が必要になった
• 本人や家族の戸籍を取り寄せたい
• 過去の戸籍をさかのぼって確認する必要がある

ただし、郵送請求では、書類を発送してから市役所で確認・発行され、さらに返送されるまで時間がかかります。提出期限が迫っている場合は、郵送で間に合うかを早めに判断することが大切です。

住所地ではなく本籍地へ請求するのが基本

戸籍の郵送請求では、現在住んでいる住所の自治体ではなく、原則として本籍地の市区町村へ申請します。

たとえば、現在は東京都や群馬県に住んでいても、本籍地が深谷市であれば、郵送先は深谷市役所です。

住所と本籍は同じとは限りません。住所は現在生活している場所、本籍は戸籍が置かれている場所です。申請時には本籍を地番まで記入するため、分からない場合は、戸籍の提出先や家族に確認するなどして、正確な本籍を調べておきましょう。

必要な戸籍の種類を先に確認する

郵送請求で失敗を避けるためには、最初に「何の証明書が必要なのか」を確認することが重要です。

戸籍全部事項証明書と戸籍個人事項証明書は、証明する人の範囲が異なります。また、除籍と改製原戸籍も、現在の戸籍全部事項証明書と同じものではありません。

「戸籍謄本を1通」とだけ考えず、提出先へ次の点を確認してから請求しましょう。

• 全部事項証明書と個人事項証明書のどちらが必要か
• 誰の記載が必要か
• 現在の戸籍だけでよいか
• 除籍や改製原戸籍も必要か
• 何通必要か
• 発行日から何か月以内などの指定があるか

相続で必要な戸籍は一律ではない

相続では、亡くなった方の出生から死亡までの戸籍や、相続人との関係が分かる戸籍を求められることがあります。

ただし、必要な戸籍の範囲は、手続きの内容、提出先、すでに準備できている戸籍などによって異なります。「相続なら必ずこの戸籍が必要」と一律に判断せず、法務局、金融機関、保険会社、年金事務所、専門家などの提出先へ確認してください。

深谷市への郵送先

深谷市に本籍がある戸籍を郵送請求する場合の送付先は、次のとおりです。

郵便番号「366-8501」は深谷市役所の個別郵便番号です。封筒には「戸籍郵送請求書在中」などと記載しておくと、内容が分かりやすくなります。

送付先や担当課が変更される可能性もあるため、発送前には深谷市公式サイトの「郵送による証明書の請求について」を確認してください。

郵送請求で同封するもの

深谷市へ戸籍を郵送請求するときは、基本的に次の書類をそろえて送ります。

1. 戸籍謄抄本等申請書
2. 手数料分の定額小為替証書
3. 申請者の本人確認書類のコピー
4. 切手を貼った返信用封筒
5. 必要に応じて委任状、親族関係や利害関係を確認できる書類

申請書に書く内容

深谷市公式サイトでは、郵便請求用の「戸籍謄抄本等申請書」が公開されています。印刷して使用するほか、現在住んでいる市区町村で配布されている郵送請求書を利用できる場合もあります。

申請書には、主に次の内容を記入します。

• 請求する戸籍の本籍
• 戸籍の筆頭者氏名
• 必要な証明書の種類
• 必要な通数
• 個人事項証明書の場合は証明が必要な人の氏名
• 請求理由や提出先
• 申請者の住所、氏名、生年月日
• 戸籍に記載された人と申請者との関係
• 平日の日中に連絡が取れる電話番号

本籍や筆頭者が不正確な場合、市役所で該当する戸籍を確認できず、発行が遅れることがあります。

また、申請内容について市役所から確認の電話が入る可能性があります。日中の連絡先は、間違いのない番号を記入しましょう。

必要な戸籍の範囲は具体的に書く

単に「戸籍謄本」とだけ書くより、必要な内容を具体的に記入したほうが、市役所側で確認しやすくなります。

たとえば、次のような書き方が考えられます。

• 父〇〇の死亡の記載がある戸籍
• 母〇〇と申請者の親子関係が分かる戸籍
• 深谷市にある〇〇の戸籍を取得できる範囲ですべて
• 〇〇の婚姻から死亡までの戸籍

ただし、どのように記載すればよいか分からない場合は、先に提出先へ必要な範囲を確認し、その内容を深谷市市民課へ伝えて相談するのが安心です。

手数料は定額小為替で準備する

郵送請求の手数料は、郵便局やゆうちょ銀行の窓口で購入できる定額小為替証書を利用します。

深谷市の案内では、戸籍関係の主な手数料は次のとおりです。

• 戸籍謄本・戸籍抄本：1通450円
• 除籍謄本・除籍抄本：1通750円
• 改製原戸籍謄本・抄本：1通750円

必要な証明書の種類と通数を確認し、合計額を計算してから購入しましょう。

たとえば、戸籍全部事項証明書を2通請求する場合は、450円×2通で900円分の定額小為替を用意します。

定額小為替には何も書かない

深谷市の案内では、同封する定額小為替証書には何も記入しないよう求められています。

また、定額小為替には発行日から6か月の有効期限があります。以前購入したものを使用する場合は、期限が切れていないか確認してください。

購入時には、証書の金額とは別に料金がかかります。購入方法や取扱時間は、利用する郵便局へ確認しましょう。

金額が分からない場合は事前に相談する

相続などで、除籍や改製原戸籍を何通取得することになるか分からない場合があります。

手数料が不足すると追加送付が必要になり、発行までさらに時間がかかる可能性があります。反対に、多めに送った場合も、希望どおりの金種で返金されるとは限りません。

必要な通数や手数料を判断できない場合は、申請書を発送する前に深谷市市民課へ相談してください。

本人確認書類と返信用封筒を用意する

本人確認書類のコピー

申請者の氏名と現在の住所を確認できる本人確認書類のコピーを1点同封します。

深谷市の案内で例示されているものには、次の書類があります。

• 運転免許証
• マイナンバーカード
• 健康保険の資格確認書

マイナンバーカードをコピーする場合は、顔写真のある表面のみを使用します。個人番号が記載されている裏面はコピーしないようにしましょう。

運転免許証などの現住所が裏面に記載されている場合は、表面と裏面の両方をコピーします。

返信用封筒

返信用封筒には、申請者の現在の住所と氏名を書き、必要な金額の切手を貼ります。

深谷市では、原則として申請者の住民登録地へ返送されます。勤務先、実家、一時的な滞在先など、住民登録地以外の住所を返信先に指定することはできません。

戸籍の通数が多い場合は、封筒の重量が増えます。切手を多めに貼るか、大きめの返信用封筒を用意することも検討しましょう。返信料金が不足した場合は、不足料金受取人払いで発送されることがあります。

急ぐ場合は速達分も準備する

急ぎの場合は、深谷市へ送る封筒と返信用封筒の両方について、速達料金を含めた切手を準備する方法があります。

ただし、速達を利用しても、市役所での審査や発行にかかる時間を省略できるわけではありません。記入漏れや添付不足があると、速達でも手続きが止まるため、発送前の確認が重要です。

本人以外が請求する場合

深谷市の案内では、戸籍謄本・抄本、除籍、改製原戸籍について、本人、配偶者、直系尊属、直系卑属などが請求できる人として示されています。

直系尊属とは父母や祖父母など、直系卑属とは子や孫などを指します。

ただし、申請者の氏名が請求対象の戸籍に載っていない場合は、親族関係が分かる戸籍のコピーなどを求められることがあります。

たとえば、結婚によって別の戸籍になった子が親の戸籍を請求する場合、現在の戸籍だけでは親子関係を確認できない可能性があります。この場合は、親子関係をたどれる戸籍のコピーを同封すると確認が進みやすくなります。

代理人による請求

請求できる本人などから依頼を受けた代理人が申請する場合は、委任状が必要です。

代理人請求では、代理人の本人確認書類のほか、請求内容によって追加資料を求められる可能性があります。

本人以外なら必ず委任状が必要、または家族なら必ず不要とは限りません。請求する人と戸籍に記載されている人との関係、必要な証明書の種類、使用目的によって扱いが異なるため、不明な場合は事前に深谷市市民課へ確認しましょう。

第三者による請求

戸籍に記載されている人と親族関係がない第三者でも、自己の権利を行使するため、義務を履行するため、公的機関へ提出するためなど、正当な理由がある場合には請求できることがあります。

第三者請求では、申請書に使用目的や提出先を具体的に記入し、契約書などの関係資料を添付する必要があります。請求理由や資料が不十分な場合は、交付されないことがあります。

必要書類を自己判断せず、発送前に深谷市市民課へ相談してください。

届くまでの日数は余裕を持って考える

深谷市では、普通郵便で申請書を投函してから証明書が手元に届くまで、通常10日から2週間ほどかかると案内しています。

ただし、これは到着日を保証するものではありません。次のような事情によって、さらに日数がかかる可能性があります。

• 土曜日、日曜日、祝日、年末年始を挟む
• 郵便事情による遅れがある
• 申請内容に確認が必要になる
• 必要書類や手数料が不足している
• 相続などで複数の戸籍を確認する必要がある
• 最近、出生、婚姻、離婚、死亡などの戸籍届を提出した

提出期限がある場合は、少なくとも2週間以上の余裕を持ち、必要に応じて速達の利用や窓口請求も検討しましょう。

よくある郵送請求の不備

戸籍の郵送請求では、少しの記入漏れや添付不足によって発行が止まることがあります。

本籍や筆頭者が間違っている

戸籍は、本籍と筆頭者によって特定されます。現在の住所や世帯主を記入しても、戸籍を特定できないことがあります。

戸籍の種類を書いていない

全部事項証明書、個人事項証明書、除籍、改製原戸籍では内容と手数料が異なります。必要な証明書の欄を正確に選びましょう。

必要な人の氏名が書かれていない

戸籍個人事項証明書や除籍抄本など、一部の人について請求する場合は、証明が必要な人の氏名を記入します。

手数料が不足している

現在戸籍と除籍・改製原戸籍では手数料が異なります。特に相続関係で複数の戸籍を請求するときは注意が必要です。

定額小為替に氏名などを書いている

深谷市へ送る定額小為替証書には、何も記入しません。

本人確認書類に現住所が載っていない

古い住所の運転免許証や、氏名しか確認できない書類では、追加資料を求められることがあります。現在の氏名と住民登録地を確認できる書類を用意しましょう。

返信用封筒に切手がない

返信用封筒には、申請者の住所と氏名を書き、切手を貼ります。請求通数が多い場合は重量にも注意が必要です。

日中の連絡先が書かれていない

申請内容に確認事項があっても連絡が取れないと、発行が遅れます。平日の日中につながる電話番号を記入しましょう。

親族関係を確認できる資料がない

請求する戸籍に申請者の名前が載っていない場合は、戸籍のコピーなど、関係を確認できる資料が必要になることがあります。

郵送請求に向かないケース

次のような場合は、郵送請求だけで進めるより、先に市役所や提出先へ相談したほうがよいでしょう。

• 数日以内に戸籍を提出しなければならない
• 本籍や筆頭者が分からない
• 必要な戸籍の種類や範囲が分からない
• 相続で何代も戸籍をさかのぼる必要がある
• 第三者として戸籍を請求する
• 委任状が必要か判断できない
• 最近戸籍届を提出したばかりである
• 住民登録地以外で受け取りたい

また、本人などが本籍地以外の市区町村窓口で戸籍を取得できる広域交付や、マイナンバーカードを使ったオンライン申請を利用できる場合もあります。

ただし、取得できる戸籍や利用条件が郵送請求とは異なります。どの方法が早く、確実に必要な戸籍を取得できるかを確認して選びましょう。

公式情報はどこで確認する？

発送前には、深谷市公式サイトの次のページを確認すると安心です。

• 郵送による証明書の請求について
• 戸籍謄抄本・除籍謄抄本・戸籍の附票等
• 戸籍関係の申請書ダウンロードページ
• 本人確認書類についての案内

郵送先、手数料、申請書の様式、本人確認書類、返信用封筒の扱いなどは、制度変更や郵便料金の改定によって変わる可能性があります。以前請求した経験があっても、今回の発送前に最新情報を確認しましょう。

申請内容に迷う場合の問い合わせ先は、深谷市役所市民課です。

深谷市へ戸籍を郵送請求するときのチェックリスト

まとめ｜戸籍の種類と通数を確認してから準備しよう

深谷市に本籍があり、市役所の窓口へ行くことが難しい場合は、戸籍を郵送で取り寄せることができます。

郵送請求では、戸籍謄抄本等申請書、手数料分の定額小為替、本人確認書類のコピー、切手を貼った返信用封筒をそろえ、深谷市役所市民課へ送ります。

ただし、戸籍全部事項証明書、戸籍個人事項証明書、除籍、改製原戸籍は、それぞれ証明する内容や手数料が異なります。

まずは提出先へ「誰の、どの期間の、どの種類の戸籍が、何通必要なのか」を確認しましょう。そのうえで深谷市公式サイトの最新情報を確認し、不明な点は市民課へ問い合わせてから発送すると、取り直しや追加送付を防ぎやすくなります。

※この記事は2026年7月時点で確認できる深谷市の公開情報をもとに整理しています。手数料、郵送料、必要書類、請求できる人の範囲などは変更される場合があります。申請前に必ず深谷市公式サイトをご確認ください。